Víme, co vás trápí, a máme řešení

DSC_0101_ppVětšinu svého času trávím na jídelnách u zákazníků. Ať jsou to jídelny mateřských škol nebo ty velké, řeší velmi podobné problémy.

Nejčastěji vedoucí "trápí" rodiče, kteří volají a ptají se, jaký má jejich dítě stav konta a stěžují si, že nemají přehled o tom, jak se hospodaří s jejich penězi.

Také telefonické přijímání odhlášek velmi zdržuje a vyrušuje v práci. Ruční evidence v sešitech navíc není úplně spolehlivá, a tak často dochází k nesrovnalostem, kdo nepředal informaci o odhlášce a podobně
Někdy se rodiče také ptají na to, zda do školky či jídelny dorazila jejich platba. To je pro vedoucí další administrativa navíc.

Když si poslechnu, co paní vedoucí trápí, vždycky mám radost, že mohu nabídnout jednoduché a elegantní řešení. Na všechny tyhle problémy stačí totiž jedno jediné – zavést objednávání a odhlašování stravy internetem. Tím se zodpovědnost za provedené odhlášky přenese na rodiče, kteří se navíc na všechny potřebné informace mohou kdykoli podívat. Mohou si také nechat zasílat nejrůznější přehledy e-mailem, včetně informace o doručení své platby. Vedoucí tak významně ubyde zbytečná administrativa a hlavně se vyjasní a narovnají vztahy mezi školou, jídelnou a rodiči.

Když to všechno vyslovím, nepřichází většinou nadšení, ale obavy. Paní vedoucí má strach, co to pro ni bude znamenat v rámci programu a hlavně, jak to všechno vysvětlí rodičům.

A na to mám taky řešení. Je vždycky individuální, ale v podstatě má stejný základ. Popíšu vám celý ten proces krok po kroku a sami uvidíte, že najdeme cestu i pro Vás.

Během první návštěvy si ujasníme všechny požadavky a potřeby zákazníka. Řekneme si, do kdy je možné povolit odhlašování (lze nastavit úplně libovolně, třeba pondělí až do rána do 7:00 hodin, ostatní dny jen den předem) a kdo všechno může službu objednávání a odhlašování internetem využívat. Prakticky se dá říct, že jedinou starostí paní vedoucí je určení pravidel, zbytek už je na nás.

Dokážeme hromadně vygenerovat pro všechny strávníky uživatelská jména a hesla podle místních zvyklostí. Celý program nastavíme, naučíme v něm paní vedoucí pracovat a doporučíme optimální postupy pro konkrétní situace dle časových možností paní vedoucí (třeba i podle toho, kdy se normuje, kdy jezdí dodavatelé atd.)

Zároveň ukážeme a umožníme zákazníkovi, jak si na webové stránky vyvěsit jídelníčky, aniž by paní vedoucí musela cokoli opisovat. Z webu školy je pak možné se přihlásit přímo do aplikace Strava.cz. Jídelníčky z aplikace je navíc možné exportovat i do textových editorů a posílat mailem.

Když je vše připraveno, spustíme nejdříve zkušební provoz. Kdy po nějakou dobu (14 dní – měsíc) vše zkoušejí třeba jen učitelé a ředitel. V tomto období se otestuje, zda nastavení vyhovuje a případně se ještě doladí.

Samozřejmě poskytneme vzorový dopis pro rodiče s návodem, jak aplikaci používat a letáček s popisem všech možností aplikace. Přesto má někdy paní vedoucí strach, jak to rodičům všechno vysvětlit. V takovém případě jsme po individuální dohodě schopni i toto zařídit sami. Paní vedoucí či paní ředitelka pozve rodiče na krátkou schůzku, zajistí připojení k internetu a my rodiče během hodinky až hodinky a půl všechno naučíme. Předvedeme možnosti přihlašování a odhlašování přes počítač, chytrý telefon nebo jen prostřednictvím obyčejné  smsky. Ukážeme jim, jaké aktuální informace najdou na internetu a jak si třeba nastavit více účtů, když mají několik dětí.
A pak to všichni začínají používat a my jsme pořád k dispozici pro případnou podporu.

Výsledek je takový, že paní vedoucí ubyde práce, která ji nejvíc zdržuje. Každý den jen mačká v programu dvě nová tlačítka a jedno navíc při měsíční uzávěrce. Program dokážeme nastavit tak, aby vše, co se dnes eviduje na tzv. plachtách, vyjelo na jediný stisk tlačítka. Pro rozvoz jídel po odděleních ve školce pak dokážeme připravit pro učitelky sestavu, kde jsou vidět jmenovitě všechny objednávky, které dítě má jen přesnídávku a oběd a které má mít i svačinku atd.
Rodiče mají přehled o tom, jak je hospodařeno s jejich penězi i o tom, jak se jejich dítě stravuje a jaké se v pokrmech objevují alergeny.

Eva Feketová a Zdeněk Král